Sie sind ein Organisationstalent und auf der Suche nach einer vielseitigen beruflichen Herausforderung? Für unser Büro Madrid suchen wir zum nächstmöglichen Termin eine*n Office Administration Manager*in in Teilzeit. Als Office Administration Manager verantworten Sie eine Vielzahl administrativer und organisatorischer Tätigkeiten und halten somit der Büroleitung und
Ihrem Team den Rücken frei.
Ihr Aufgabenbereich
- Sie sind erste Anlaufstelle für alle internen und externen Kontakte und sind für die allgemeine Postein- und -ausgangsbearbeitung zuständig
- Schriftwechsel und Korrespondenzen werden von Ihnen eigenständig oder in Abstimmung mit der Büroleitung oder dem Team erledigt
- Sie stimmen Termine für die Büroleitung und das Team ab und koordinieren diese
- für das Intranet erstellen Sie Newseinträge in Abstimmung mit dem Team
- bei Bedarf erstellen Sie Arbeitsunterlagen, Präsentationen und Protokolle
- Sie planen und buchen Dienstreisen und überwachen die Reisekostenabrechnungen
- als Ansprechpartner*in für externe Dienstleister (z.B. Hausmeister*in und Techniker*in) behalten Sie den Überblick über alle Angelegenheiten, die die Büroräumlichkeiten angehen
- vorausschauend stellen Sie sicher, dass stets genügend Büromaterial vorhanden ist
- Sie empfangen unsere externen Besucher*innen und Geschäftspartner*innen
- Sie stehen in engem Austausch mit Kolleg*innen im Bereich Administration aller sbp-Büros
- weitere mit der Stelle verbundene Aufgaben
Ihr Profil
- Sie besitzen eine erfolgreich abgeschlossene Ausbildung im Bereich Bürokommunikation/Büromanagement oder eine vergleichbare kaufmännische Ausbildung und haben bereits erste Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation gesammelt
- idealerweise haben Sie einen Bezug zum Ingenieurwesen und/oder Architektur
- Ihre MS Office-Kenntnisse (insbesondere Excel, Word und PowerPoint) sind sehr gut; idealerweise haben Sie zuvor schonmal mit Adobe InDesign gearbeitet
- neben sehr guten Spanischkenntnissen in Wort und Schrift kommunizieren Sie gekonnt in englischer Sprache; weitere Sprachkenntnisse werden positiv bewertet
- Sie verfügen über eine servicegeprägte Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationstalent
- Teamfähigkeit und eine hohe Einsatzbereitschaft runden Ihr Profil ab
sbp benefits
- vielseitige und interessante Arbeitsumgebung mit abwechslungsreichen Aufgaben
- positive Arbeitsatmosphäre und eine aufgeschlossene Bürokultur
- intensive Einarbeitung und ereignisreiche Onboarding Days in unserem Hauptbüro in Stuttgart (Deutschland)
- sehr gut ausgestattetes Büro in attraktiver Lage im Zentrum Madrids
Wir freuen uns über die Zusendung Ihrer aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellungen und Ihres frühestmöglichen Eintrittstermins an jobs@sbp.de.